لأول مرة في تاريخها “شركة الأدلاء” تنفذ خطة تشغيلية لتنظيم حركة الحجاج عند انطلاقهم وفي موقع دخولهم لزيارة الروضة الشريفة لحج هذا العام 1443هـ.

العلاقات العامة والإعلام

حظيت شركة الأدلاء في موسم حج هذا العام 1443 بالتكليف بمهمة لم تباشرها منذ تأسيس المؤسسة الأهلية للأدلاء إلا بعد أن أصبحت شركة الأدلاء مع انطلاق موسم حج هذا العام 1443وذلك بالدعم لتنظيم حركة الحجاج الكرام لاداء برنامج زيارة الروضة الشريفة لموسم حج 1443

ولشركة الأدلاء رسالتها ورؤيتها تتلخص في خدمة متميزة ثرية لضيوف الرحمن، الأدلاء خدمات متميزة ومتنوعة تثري ضيف الرحمن وتقدم بكل آصاله وهمة بكفاءات متميزة وتقنيات حديثة وصناعة فرص استثمارية واعدة.

ومن أهداف شركة الأدلاء، صناعة منظومة خدمية متكاملة لخدمة إسكان الحجاج والإشراف الإداري والمراقبة الميدانية المستمرة لأداء أعمال موسم الحج وتقديم خدمات إنسانية متميزة لضيوف الرحمن من خلال منظومة متكاملة من البرامج أثناء فترة إقامة الحجاج وحتى مغادرتهم المدينة المنورة مع تقديم خدمات متميزة لضيوف الرحمن عبر مركز الاستقبال لموسم حج 1443 وتوفير بيئة عمل جاذبة لمواقع أعمال شركة الأدلاء والتي تسهم في إنجاح أعمال موسم الحج بصورة مشرفة من الخدمات عبر مراكز تقديم الخدمة أثناء فترة إقامة الحجاج.

وتسعى شركة الأدلاء، لتنمية وتأصيل علاقة الشركة بجمهورها الداخلي والخارجي وإيجاد صورة مرموقة طيبة عن نشاطها في خدمة ضيوف الرحمن بالمدينة المنورة من خلال موسم الحج مع تسخير البيئة الرقمية والبنية التقنية لخدمة ضيوف الرحمن خلال موسم الحج بجميع مواقع أعمال شركة الأدلاء وتمكين العاملين في خدمة ضيوف الرحمن بالمهارات والخبرات اللازمة وتعزيزها لتحقيق رسالة المنظمة.

وقد وفرت شركة الأدلاء لنجاح الخطة التشغيلية لبرنامج زيارة الروضة الشريفة بالمقومات المادية والبشرية منها الكوادر البشرية 34 موظف موسمي 10 موظف مساند.
ومجموعة من الأجهزة والأدوات – 3 سيارات 4 حاسب آلي 4 لاسلكي يدوي 12 شريحة جوال 10 آيباد 2 طابعة 10 جهاز جوال.

وتهدف الشركه بدعمها لتنظيم برنامج زيارة الروضة الشريفة لموسم حج 1443 الرقي بخدمات حجاج بيت الله الحرام وزوار مسجد المصطفى صلى الله عليه وسلم وتسخير كافة الإمكانيات لتمكين الحجاج من زيارة الروضة الشريفة بكل يسر وسهولة.

الارتباط الإداري – رئيس المكتب التنفيذي للخدمات المساندة يشرف على البرنامج رئيس فريق عمل موسم الحج المشرف على الاستقبال والتفويج.

الإدارة المنفذة – وحدة زيارة الروضة الشريفة تاريخ التنفيذ من 1-11- 1443 إلى 20- 1- 1444 المدة 70 يوما.

المهمة، التهيئة التشغيلية وتنفيذ الأعمال المكتبية من بداية الإجراءات، حصر ومتابعة الحجوزات الواردة عبر المسار الإلكتروني – منفذ الإجراء فريق العمل المكتبي تاريخ التنفيذ من 1-11- إلى 10- 1- مع التحقق من اكمال وصحة البيانات المدخلة من قبل المنظمين رجال ونساء الجهات المساندة تقنية المعلومات.

مع إعداد بيان يوضح ( مواقع الفنادق، الجنسيات، عدد الحجاج ) وتسليمة لمسؤول التوجيه والمتابعة التواصل مع المنظمين للتأكد عليهم التواجد في مقر التفويج قبل نصف ساعة على الأقل من موعد الزيارة مع طباعة نسختين من تصاريح الزيارة وتسليمها لمسؤول التوجيه والتابعة.

استلام وحفظ نماذج اثبات الزيارة والمحاضر من مسؤول التوجيه والمتابعة نهاية الفترة مع إعداد التقرير اليومي لبرنامج الزيارة.

التهيئة التشغيلية وتنفيذ الأعمال الميدانية، توزيع الأدوار على فريق العمل الميدانية منفذ الإجراء فريق العمل التوجيه والمتابعة لتسليم أماكن العمل لفرق العمل الميدانية وتسليم نسخة من تصاريح الزيارة لفريق العمل الميدانية وفقا للدور المناط بهم ومتابعة حالات التفويج واكتمال أركانها مع التواصل بفريق العمل المكتبي عند الحاجة للمنظمين وإعداد المحاضر مع فريق العمل الميدانية حال عدم توافق أركان التفويج مع استلام الإفادة من الفريق الميدانية بانتهاء الحالات تسليم المحاضر نهاية الفترة لفريق العمل المكتبي مع تزويد فريق العمل المكتبي بأبرز الصعوبات والمشكلات وكذلك الإيجابيات.

مع التأكد من سلامة إجراءات تصاريح الزيارة للروضة الشريفة عند مقار السكن – التواجد أمام السكن قبل موعد الزيارة بساعة واحدة منفذ الإجراء فريق العمل الميداني
1 – التأكد من تواجد المنظم في مقر السكن بالموعد المحدد والتأكد من صحة البيانات المسجلة في التصريح إغلاق التفويج بواسطة جهاز التابليت بعد مغادرة الحجاج باتجاه الحرم وإبلاغ فريق العمل الميدانية

2 – بمغادرة الحجاج وإبلاغ مسؤول التوجيه والمتابعة بانتهاء الحالة.

توجيه الحجاج في ساحات الحرم للزيارة

1- استقبال الحجاج عند البوابة المخصصة للزيارة منذ الإجراء فريق العمل الميداني.

2 – التأكد من تواجد المنظم ومرافقته للحاج توجيه الحجاج للحرم بوابة الزيارة مع التأكد من تسليم تصريح الزيارة من قبل المنظمين للجهة المعنية عند بوابة الحرم وإبلاغ مسؤول التوجيه والمتابعة بانتهاء الحالة.

الإجراءات التشغيلية، يتم إعداد بيان العمل اليومي وفقا للجدول الزمني لمواعيد الزيارة المخصصة عبر المسار.

مواعيد الزيارة المعتمدة – للرجال من صلاة الظهر إلى الساعة 12 ليلا ومن 12 ليلا إلى 3 فجرا.

للنساء- من الساعة 7 صباح إلى الساعة 11 صباح ومن بعد صلاة العشاء إلى الساعة 12 ليلا.

المعطيات التشغيلية إشعار مكتب إرشاد الجاج التائهين ببيانات حالات التفويج للزيارة التي يزيد فيها عدد الحجاج عن 300 حاج يتم – يتم إعداد نماذج بيان العمل بعد التنسيق بين فريق العمل المكتبي ومسؤول التوجيه والمتابعة وفقا لاحتياج العمل بما يسهل إجراءات تقديم الخدمة ويتم إعداد نماذج المحاضر واثبات الحالة بعد التنسيق بين فريق العمل المكتبي ومسؤول التوجيه والمتابعة وفقا لاحتياج العمل بما يسهل إجراءات تقديم الخدمة.

تقسيم فريق العمل الميداني:

1 المركزية الشمالية المركزية الجنوبية المركزية الغربية، نطاق خارجي 1 نطاق خارجي 2

والله الموفق